Politique de confidentialité – Kobi

1. À propos de Kobi et de la présente politique

Kobi est une application d'assistance et d'automatisation exploitée par Nettoyage Magique Wam Inc. (Québec, Canada). Kobi utilise notamment l'intelligence artificielle pour aider les entreprises et leurs clients à communiquer plus efficacement, et peut être connectée aux plateformes Facebook et Messenger de Meta.

La présente politique décrit quels renseignements personnels Kobi peut recueillir, comment ils sont utilisés, protégés, conservés et supprimés. Elle est conçue pour respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25), la LPRPDE (Canada) ainsi que les exigences des plateformes de Meta. Elle s'applique uniquement à Kobi et ne remplace pas la politique de confidentialité générale du site magiquewam.ca.

2. Renseignements que Kobi peut recueillir

Selon les fonctionnalités utilisées, Kobi peut recueillir :

• Renseignements fournis volontairement : nom, adresse courriel, numéro de téléphone ou toute autre information que vous choisissez de communiquer dans une conversation ou un formulaire.
• Renseignements provenant de Facebook / Messenger : lorsque vous communiquez avec une entreprise via Messenger, Kobi peut recevoir votre nom public, votre photo de profil et les identifiants Facebook/Meta autorisés par la plateforme (par exemple l'identifiant de conversation PSID), dans les limites des autorisations accordées par Meta, par l'entreprise et par vous.
• Contenu des messages et conversations : les messages que vous échangez avec l'entreprise via Kobi, afin de comprendre votre demande et d'y répondre.
• Photos, documents ou pièces jointes envoyés volontairement dans une conversation.
• Informations techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité : horodatage des messages, identifiants techniques de session, adresse IP, type d'appareil ou de navigateur, journaux d'erreurs.

Kobi ne recueille que les renseignements nécessaires aux fins décrites ci-dessous et ne cherche jamais à obtenir de renseignements sensibles non requis.

3. Comment Kobi utilise ces renseignements

• Recevoir, comprendre et traiter vos demandes adressées à une entreprise.
• Utiliser l'intelligence artificielle pour analyser des demandes, générer des réponses, classer ou prioriser des demandes et automatiser certaines tâches répétitives (par exemple accuser réception, proposer un rendez-vous, transmettre la demande à la bonne personne).
• Assurer le suivi des conversations et la continuité du service entre les canaux autorisés.
• Améliorer la fiabilité, la sécurité et la qualité du service (prévention des abus, diagnostic technique).
• Respecter nos obligations légales et contractuelles.

Réponses automatisées : certaines réponses fournies par Kobi peuvent être générées automatiquement, sans intervention humaine immédiate. Vous pouvez en tout temps demander à être mis en relation avec une personne de l'entreprise concernée.

4. Aucune vente ni location de vos renseignements

Kobi et Nettoyage Magique Wam Inc. ne vendent ni ne louent les renseignements personnels des utilisateurs à des annonceurs ou à des courtiers de données.

5. Facebook et Messenger

Lorsque Kobi est connecté à Facebook ou à Messenger, certaines informations peuvent être transmises entre Meta et Kobi — dans les deux sens — uniquement afin de fournir les fonctionnalités autorisées par l'utilisateur et par l'entreprise (par exemple recevoir vos messages, y répondre et poursuivre la conversation).

• Kobi n'accède qu'aux données permises par les autorisations (permissions) accordées via la plateforme Meta.
• L'utilisation de ces données est limitée aux fins de la conversation et du service demandé, conformément aux conditions des plateformes de Meta (Meta Platform Terms).
• Votre utilisation de Facebook et de Messenger demeure également régie par la politique de confidentialité de Meta, que nous vous invitons à consulter.

6. Fournisseurs technologiques

Pour fonctionner, Kobi fait appel à des fournisseurs technologiques qui peuvent traiter certaines informations pour notre compte, notamment : hébergement infonuagique, services de messagerie, fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle et plateformes de Meta. Ces fournisseurs ne peuvent utiliser les renseignements que pour fournir leurs services, selon des engagements de confidentialité et de sécurité équivalents à la présente politique.

7. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus ou pour respecter nos obligations légales. Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont supprimés de façon sécuritaire ou anonymisés. Les conversations inactives et leurs pièces jointes sont supprimées ou anonymisées selon un calendrier de conservation interne.

8. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables et proportionnées à la sensibilité des renseignements : chiffrement des communications (HTTPS/TLS), contrôle des accès selon le principe du moindre privilège, journalisation des accès, cloisonnement des données et sensibilisation des personnes autorisées. Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous nous engageons à agir avec diligence.

9. Traitement à l'extérieur du Québec ou du Canada

Certains fournisseurs technologiques (notamment l'hébergement, les modèles d'intelligence artificielle et les plateformes de Meta) peuvent traiter ou conserver des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements personnels hors Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi 25 et nous nous assurons que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate, notamment par des engagements contractuels.

10. Vos droits

• Accès : obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements vous concernant et en recevoir communication.
• Rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Retrait du consentement : retirer en tout temps votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles.
• Suppression : demander la suppression de vos renseignements personnels (voir la section « Suppression des données » ci-dessous).
• Plainte : si vous êtes insatisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Pour exercer un droit : info@magiquewam.ca. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours.

11. Suppression des données

Vous pouvez demander la suppression de vos données Kobi ou des données liées à Facebook/Messenger en écrivant à :

📧 info@magiquewam.ca
Objet : Demande de suppression des données Kobi

Précisez, si possible, le nom du profil Facebook ou l'entreprise avec laquelle vous avez échangé afin de nous aider à retrouver vos données. Nous confirmerons la suppression une fois celle-ci effectuée, sous réserve des renseignements que la loi nous oblige à conserver. Voir aussi nos instructions détaillées de suppression.

12. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité impliquant vos renseignements personnels, nous prendrons les mesures raisonnables pour en limiter les conséquences, consignerons l'incident dans notre registre et, si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, conformément à la loi.

13. Cookies et technologies similaires

Lorsque Kobi est utilisé via une interface web, des témoins (cookies) ou technologies similaires strictement nécessaires peuvent être utilisés pour maintenir la session et assurer la sécurité. Kobi n'utilise pas de témoins publicitaires. Les plateformes de Meta appliquent leurs propres témoins selon leur politique respective.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La date de « dernière mise à jour » en haut de page fait foi. En cas de changement important, un avis sera publié sur cette page.

15. Nous joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels
Nettoyage Magique Wam Inc. — Québec, Canada
Courriel : info@magiquewam.ca